Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh tại Thông báo số 206/TBUBND ngày 09/8/2021 về kết luận Phiên họp thường kỳ UBND tỉnh tháng 7 năm 2021, trong đó giao Văn phòng UBND tỉnh nâng cấp các chức năng của phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc và phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ theo hướng cụ thể hơn, có chức năng tổng hợp, báo cáo tiến độ công việc với người giao việc và thông báo nhắc việc đối với cơ quan, đơn vị được giao việc.

Theo đó, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông và đơn vị phát triển phần mềm đã chỉnh sửa, bổ sung thêm một số tính năng mới trên các phần mềm nêu trên.

Văn phòng UBND tỉnh triển khai tính năng mới trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Cụ thể, đối với phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc: Những văn bản cần xử lý gấp, khi tạo lập dự thảo văn bản tham mưu, chuyên viên chọn ô: “Có” tại mục “Văn bản tham mưu gấp”. Trong phần “Xử lý công việc” của Thường trực UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh sẽ có thêm thông báo tương ứng hiển thị: “Văn bản chờ xử lý gấp” để Thường trực UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ưu tiên xử lý trước.

Về hạn xử lý văn bản: Sau 03 ngày làm việc, văn bản chưa được chuyên viên xử lý, trình duyệt, sẽ tự động chuyển sang mầu đỏ để nhắc việc. Bắt đầu từ ngày 01/10/2021, hạn xử lý văn bản sẽ được tính từ ngày hôm sau nếu văn bản được phân xử lý cho các chuyên viên sau 19 giờ của ngày hiện tại.

Văn phòng UBND tỉnh triển khai tính năng mới trên phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ.

Đối với phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố; Trong phần: “Thống kê báo cáo” có thêm các menu: “Báo cáo công việc theo người chỉ đạo”, “Báo cáo công việc theo người ký”, có thể thống kê công việc đã chỉ đạo hoặc đã ký văn bản giao việc. Khi có yêu cầu, Văn phòng UBND tỉnh (trực tiếp là phòng Hành chính - Tổ chức) có thể thực hiện các chức năng trên để báo cáo tiến độ xử lý công việc của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố với Thường trực UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

Về Văn bản đến hạn trả lời của các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố: Để nhắc việc, giao phòng Hành chính - Tổ chức bấm chọn chức năng “Gửi tin SMS” để nhắc sở, ban, ngành, UBND huyện, thị xã, thành phố có văn bản được giao đến hạn trả lời biết để thực hiện và kết thúc nhiệm vụ đúng hạn (Tin nhắn này sẽ gửi trực tiếp đến Giám đốc các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố).